Um ein Zertifikat von Stiftung Praxissiegel e. V. zu erhalten, müssen Arztpraxen bestimmte Kriterien erfüllen. Zu Beginn steht die ordnungsgemäße Durchführung aller Elemente des EPA-Verfahrens. Hierzu gehören:

• ein schriftliches Selbstassessment
• eine schriftliche Befragung der Mitarbeiter* und Patienten (ggf. Zuweiser)
• eine Praxisbegehung durch einen akkreditierten Visitor
• ein Interview des Visitors mit dem hauptverantwortlichen Arzt
• sowie eine durch den Visitor moderierte Teambesprechung inkl. Feedback und Erarbeitung von Veränderungen  

Weiterhin muss eine Arztpraxis mindestens 50% der im Verfahren angewandten Indikatoren erfüllen (ca. 200); bei bestimmten Kriterien dürfen zudem keine Mängel in der Einrichtung festgestellt werden. Für die Systeme EPA Hausarzt, Facharzt, Kinder- und Jugendmedizin gibt es insgesamt neun sicherheitsrelevante Kriterien (z. B. Impfung aller Mitarbeiter gegen Hepatitis B). Bei EPA Zahnmedizin sind es insgesamt sechs Kriterien, die in jedem Fall nachgewiesen werden müssen (siehe Dokument "Zertifizierungskriterien").

Welches der genannten EPA-Varianten in der Praxis angewendet wird, erfolgt in Absprache mit dem QM-Anbieter (hier: das AQUA-Institut). Bei den einzelnen fachgruppenspezifischen Systemen gibt es leichte Unterschiede: So zählt für Facharztpraxen zusätzlich eine Zuweiserbefragung zur ordnungsgemäßen Durchführung des Verfahrens. Bei Kinder- und Jugendmedizin ist die Durchführung einer speziellen Patientenbefragung für Kinder und Jugendliche bzw. deren Begleitpersonen erforderlich.

Am Tag der Visitation wird sich der Visitor vor Ort ein Bild von der Praxis machen, Nachweise der Zertifizierungskriterien überprüfen und Fragen zu den Arbeitsabläufen stellen. Der Visitor kann darüber hinaus auch in Gesprächen mit Mitarbeitern die „gelebte Umsetzung“ der Kriterien prüfen. Sofern schriftliche Nachweise gefordert werden, sollten diese am Tage der Visitation gesammelt vorliegen. Sind alle Kriterien erfüllt, erhält die Einrichtung die erforderlichen Unterlagen zur Beantragung des Zertifikats vom QM-Anbieter bzw. dem jeweiligen Visitor. Folgende Unterlagen müssen bei Stiftung Praxissiegel e. V. eingereicht werden:

• Ausgefüllter und unterschriebener Zertifizierungsantrag
• Originalbescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung der Visitation (ausgestellt durch den Visitor)
• Originalbescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung des Assessments und das Erfüllen der Zertifizierungskriterien (ausgestellt durch den QM-Anbieter, hier das AQUA-Institut)

Die Kosten für das Zertifikat betragen 100,00 € (zzgl. 19 % MwSt). Nach Antragseingang erhält der Antragsteller eine Rechnung. Bei Erfüllen aller Voraussetzungen und nach Begleichung der Rechnung erhält der Antragsteller das Zertifikat.

Das Zertifikat ist drei Jahre gültig, beginnend mit dem Datum der Bescheinigung des QM-Anbieters. Eine Rezertifizierung ist möglich. Hierfür ist die erneute Durchführung aller Bestandteile des EPA-Verfahrens und das Erreichen der oben genannten Kriterien erforderlich.

Um den Qualitätsentwicklungsprozess nachhaltig zu unterstützen, wird im Rahmen der Rezertifizierung geprüft, ob die Arztpraxis im Laufe der vergangenen drei Jahre konkrete interne Qualitätsentwicklungsprojekte bzw. Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt hat. Für eine nahtlose Weiterführung des Zertifikats empfehlen wir, das Rezertifizierungsverfahren frühzeitig (i. d. R. ca. drei Monate) vor Ablauf der Gültigkeitsdauer zu beginnen.